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Be On Time – organizando sua agenda e sua vida

2 ago

Tem dias que tudo fica de pernas pro ar, temos mil compromissos agendados e na nossa cabeça vai dar tempo de fazer tudo e no horário marcado ainda, a gente só esquece de que existem imprevistos, visitas inesperadas, transito, chuva, preguiça e qualquer coisa que nos faça desistir de cumprir com os compromissos. Bem… me encontrava nesta situação então andei dando uma pesquisada e encontrei metodologias e ferramentas organizacionais que realmente estão dando certo e resolvi passar aqui pra vocês que, tenho certeza que também já sofreram com esse tipo de coisa. Com as férias no fim, nada como uma ajudinha extra pra entrar no ritmo frenético novamente.

Na maioria das vezes nós mulheres nos perdemos em nossas agendas. Excesso de prioridades angustiam e inúmeras tarefas extrapolam a nossa capacidade de fazer as coisas. Porém, quando conheci o GTD minha vida mudou. Descobri que é possível ser dona do próprio tempo. GTD é abreviatura para Getting Things Done , uma metodologia de organização do tempo demonstrada no livro de David Allen. David fala o seguinte, que precisamos tirar as sobrecargas da mente e coloca-las no papel para que a mente possa se preocupar com a parte criativa. Claro que eu sempre pensei o mesmo que David, só não sabia colocar isso em pratica (risos). No livro, ele demostra como fazer isso em basicamente 5 passos que vou passar resumidamente aqui pra vocês:

Step 1 – Coletar: listar todas as tarefas e compromissos que tem que ser feitos;

Step 2 – Processar: pensar no que fazer e como fazer essas tarefas;

Step 3 – Organizar: separar por prioridades todas as atividades

Step 4 – Revisar: a revisão das tarefas deve ser feita semanalmente até mesmo para manter o controle e saber se o esquema está funcionando de verdade;

Step 5 – Executar – Comece a fazer suas atividades colocando os 4 passos acima em prática.

 Depois de ter essa metodologia em mente a gente não vai mais marcar o salão, dentista, reunião de grupo da faculdade tudo no mesmo dia, com o andar da coisa a gente vai tendo uma noção melhor do tempo que temos, da importância de cada atividade e assim vai até sobrar tempo pra juntar as amigas e tomar umas no happy hour. Tem umas ferramentas que auxiliam muito na hora da execução do GTD, uma delas é o Hipster PDA, que nada mais é do que um monte de fichinhas de papel agrupadas em grampos pra gente escrever as tarefas, que diferente dos compromissos não são escritas nas agendas. 

O especialista em gestão do tempo Christian Barboza, tem um livro chamdo “Você, dona do seu tempo” da Editora Gente que dá mais algumas dicas principalmente voltadas para as mulheres que segundo ele têm um volume muito maior de urgências diárias do que os homens. Isso porque elas vivem em função não apenas das urgências do trabalho, mas também da casa, dos filhos, do marido. (acho que a parte dos filhos e marido deve se enquadrar apenas nos planos futuros das leitoras aqui do chá né!). Barboza ensina a marcar na agenda o significado daquele compromisso, e não o compromisso em si. “A gente tem que descobrir o objetivo por trás da atividade para se motivar.” afirma.

Para isso é preciso entende que no nosso dia tempos 3 tipos de atividades: as reuniões (compromissos com hora marcada, informações (nossas anotações, conhecimento) e tarefas (atividades que tem um dia para serem executadas, sem um horário definido de início ou término), e a partir dessa tríade a gente prioriza os compromissos em importantes, urgentes e circunstanciais, sendo que são:

Importante: todas as atividades que você faz e que tem importância em sua vida, são aquelas tarefas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado.

Urgente: é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, pois o prazo para execução é curto ou então já acabou. Essas atividades não podem ser previstas, por isso geralmente causam estresse nas pessoas.

Circunstancial: tarefas desnecessárias ou excessivas. São os gastos do tempo de forma inútil, tarefas realizadas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, aquela que não traz resultados, apenas frustrações. Podemos citar como exemplo o uso demasiado da internet, ou os e-mails improdutivos, as conversas fúteis, etc.

 Depois de tudo isso você não vai mais ter que se preocupar com falta de tempo para nada, quem fizer o teste comenta aqui depois a experiência.

 Links relacionados:

DIY um Hipster PDA – http://www.diyplanner.com/templates/official/hpda

Como o GTD acontece – http://www.alemdascurvas.com/2007/05/fluxo-de-trabalho-como-o-gtd-acontece.html

Software de organização de finanças – http://jfinancas.com.br/download_jfinancas_zero.html

Download de calendários personalizados – http://www.calendarsquick.com/printables/free.html


 

 

 

 

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